Paragraaf Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering licht het gemeentebestuur het voorgenomen beleid toe op het gebied van de PIOFACH-taken. PIOFACH staat voor personeel, informatievoorziening, organisatorisch, (juridische zaken), financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Globaal gezegd zijn het de taken die nodig zijn om de gemeente als organisatie te laten functioneren.

Ontwikkeling van de organisatie
Het komende jaar zetten we, als kleine gemeente, in op een duurzame en veerkrachtige organisatie. Een belangrijk speerpunt hierbij is het (blijven) terugdringen van externe inhuur. Door te investeren in de ontwikkeling van onze eigen medewerkers, ondersteund door ons recent vastgestelde leer- en ontwikkelbeleid willen we de afhankelijkheid van externe krachten verminderen. Dit draagt bij aan continuïteit, kennisbehoud en kostenbesparing.
Daarnaast blijven we ons inzetten om het ziekteverzuim laag te houden door een proactief verzuimbeleid te hanteren, waarin preventie, tijdige ondersteuning en re-integratie centraal staan. Gezonde en gemotiveerde medewerkers vormen immers de basis van onze organisatie.
Tevens willen we het komende jaar de mogelijkheden van regionale samenwerking verkennen, specifiek gericht op vraagstukken rondom de arbeidsmarkt. Door samen te werken met relevante partners kunnen we gezamenlijke uitdagingen effectiever aanpakken en innovatieve oplossingen ontwikkelen.

Het vierde jaar na de organisatieontvlechting is aangebroken. Gezamenlijk ronden we de laatste details af, zoals o.a. de overgang van het Sociaal Domein naar onze gemeente.. Dit proces gaat mogelijk gepaard met een medewerkersonderzoek om onze huidige stand van zaken in kaart te brengen. Zo’n onderzoek biedt waardevolle inzichten die ons kunnen helpen gerichte verbeteringen door te voeren. We zijn van plan dit te onderzoeken in 2025. Dit vraagt om een gezamenlijke inspanning en voortdurende evaluatie, zodat onze organisatie wendbaar en toekomstbestendig blijft.

Na anderhalf jaar intensief werken aan het cultuurprogramma zijn we er aan nu aan toe om het te verankeren in onze organisatie. Dit programma, dat is ontworpen om onze organisatiecultuur te versterken en door te ontwikkelen, wordt een vast onderdeel van onze werkprocessen en -structuren. We streven ernaar dat dit programma bijdraagt aan een open en veilige werkomgeving, waarin iedereen zich thuis voelt en optimaal kan presteren.

Kortom, in 2025 zetten we in op interne versterking, duurzame inzetbaarheid, cultuurverandering, regionale samenwerking en voortdurende organisatieontwikkeling. Samen bouwen we aan een gezonde, dynamische en toekomstbestendige gemeente.

Huisvesting
Ook in 2025 speelt de huisvesting van onze eigen organisatie. Na alle voorbereidingen in voorgaande jaren streven we naar een opening van de nieuwe  gemeentewerf eind 2025 en wordt raadhuis De Paauw tijdelijk uit gebruik genomen.  Voor drie jaar lang zullen we vanwege de renovatie en restauratie van het interieur geen gebruik kunnen maken van het Raadhuis. Dit betekent:

• Intensiever gebruik van het gemeentekantoor;
• Tijdelijk gebruik van de 2 ^e verdieping van het politiebureau aan de Hofcampweg;
• Meer inzet op flexibel werken en thuiswerken (gemiddeld 40% van de werktijd).  

Het raadhuis wordt intussen omgevormd tot een meer comfortabel te gebruiken kantoor met de allure die horen bij dit rijksmonument. De renovatie streeft naar de juiste mix van verschillende soorten werkplekken. Het is belangrijk en moet aansluiten bij de organisatievisie van Wassenaar, de behoeften van de medewerkers en de mogelijkheden van het monument. De zoektocht naar een goede locatie voor de gemeentewinkel wordt voortgezet. In de gemeentewinkel wordt onder andere de baliefunctie van de gemeente ondergebracht en moet centraal en goed toegankelijk zijn voor de inwoners. Als alle drie de locaties, Raadhuis, gemeentewinkel en -werf in gebruik genomen zijn, kan naast de huidige werf ook het gemeentekantoor worden herontwikkeld voor ‘wonen’ en verkocht.  

Openbaarheidsparagraaf
Openbaarheidsparagraaf Op 1 mei 2024 was het twee jaar geleden dat de Wet open overheid (Woo) in werking is getreden. Het doel van de wet is overheden transparanter te maken. Veel meer dan de Wet openbaarheid van bestuur, de voorganger van de Woo, legt de nadruk de Woo op actieve openbaarmaking. Actieve openbaarmaking betreft het uit eigen beweging (digitaal) publiceren van overheidsinformatie. De Woo stelt de verplichting om 17 gespecificeerde informatiecategorieën openbaar te maken. Op 1 november 2024 treedt de actieve openbaarmaking voor de eerste vijf informatiecategorieën in werking. Het betreft de informatiecategorieën: wetten en algemeen verbindende voorschriften, overige besluiten van algemene strekking, organisatie en werkwijze, bereikbaarheidsgegevens en vergaderstukken Staten-Generaal. De andere informatiecategorieën treden op een later moment in werking. Wassenaar is inmiddels aangesloten op de Woo-index. De Woo-index vervangt het landelijke 'Platform Open Overheidsformatie' (PLOOI). De Woo-index biedt een centraal overzicht aan internetlocaties met gepubliceerde Woo-documenten per overheidsorganisatie. De actieve openbaarmakingsplicht vergt een aanpassing van de interne informatiehuishouding en de administratieve processen binnen de organisatie om dat op een efficiënte, veilige en AVG-conforme wijze te doen.

Informatievoorziening & Datamanagement (I&D)
In 2023 is de meerjarige i-Visie (visie op de informatievoorziening) opgesteld. De vaststelling door de colleges van de gemeenten heeft plaatsgevonden in 2024. De i-Visie geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. De i-Visie is kaderstellend en een belangrijk fundament voor het opstellen van de meerjarenbegroting, de projectenkalender en de jaarplannen voor de dienstverleningsovereenkomst (DvO) met gemeente Voorschoten. De i-Visie is meer dan een beschrijving van de technologische plannen. We kijken breed naar de betekenis van de informatievoorziening. De betekenis van de veranderende samenleving, de gemeentelijke organisaties en de data- en technologische ontwikkelingen zijn het uitgangspunt voor de visie geweest. Het voorbeeld bij uitstek van relevante technologische innovatie is de doorbraak van kunstmatige intelligentie. (AI)
De iVisie onderscheidt vijf sporen die we hier gebruiken om de ontwikkelingen voor 2025 op weer te geven.

1. Goede dienstverlening

Steeds breder erkennen we het feit dat we een informatie-verwerkende organisatie zijn. Primair is een goed beheer van de informatiebronnen iets van de collega's zelf, maar worden ze vanuit I&D hierin ondersteund en gefaciliteerd. De Omgevingswet biedt de wettelijke grondslag voor een begrijpelijke en toegankelijke dienstverlening en informatievoorziening van de gemeente. De inwerkingtreding in 2024 heeft niet de verbeteringen geboden waar we aan gewerkt hebben. We moeten alle mogelijkheden die we hebben gebruiken om met de basis die de Omgevingswet biedt, verder te werken aan goede dienstverlening. Vanuit de eenheid I&D is de noodzakelijke voorbereiding getroffen om het functioneel beheer van vergunningen- en plansoftware, en de toepasbare regels, duurzaam in de organisatie te borgen.

2. Efficiënte bedrijfsvoering

In de eenheid I&D is er een traject gestart voor het professionaliseren van het functioneel beheer. Voor de belangrijkste primaire processen is het van belang dat we het functioneel beheer goed georganiseerd hebben. Deels is dit domeinspecifiek, maar ook gaan we op zoek naar de generieke taken waarin functioneel beheerders elkaar kunnen waarnemen en ondersteunen.
De bovengenoemde borging van de beheerrollen onder de Omgevingswet is daar een uitwerking van.
In 2024 implementeren we het vastgoedbeheersysteem, naar aanleiding van de management letter van de accountant. Dit systeem moet ondersteunen bij het grip krijgen op verhuur, beheer en onderhoud en ondersteunen bij het project invoering kostendekkende en marktconforme huren. Deze beoogde effecten zullen in 2025 geeffectueerd worden.
Volgens planning schaffen we in 2025 een applicatie aan die het werk in het Sociaal Domein ondersteunt. Hiermee willen we een efficiëntieslag maken, daar waar nu veel workarounds worden uitgevoerd om het werk gedaan te krijgen.
Ook gaat het financiële systeem vervangen worden.
Na de splitsing van de werkorganisatie zijn er nog enkele applicaties waar de vervlechting hecht en complex was. De scheiding van gegevens en applicaties zullen gedeeltelijk in 2025 afgerond worden. Dit betreft in het bijzonder applicatie voor de bestuurlijke besluitvorming, iBabs.

3. Datagedreven werken

We zijn op meerdere plaatsen voortvarend aan de slag gegaan met datagedreven werken. Gesteund door een actieve belangstelling van het college maken we er als eenheid ‘werk’ van. Er wordt budgettaire ruimte gecreëerd voor permanente ondersteuning hiervan. Gemeentebreed is er belangstelling voor de uitwerking van dashboards. In 2024 zal door een externe rework worden toegepast op de dashboards in het Sociaal Domein.
Het principe van datagedreven werken willen we standaard op de agenda krijgen van het huidige en de toekomstige colleges.

4. Transparantie

In 2025 willen we de beschikbaarheid en vindbaarheid van gemeentelijke informatie verder verbeteren voor zowel externen als de eigen interne organisatie. De Wet Openbare Overheid (WOO), de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Omgevingswet bieden de wettelijke grondslag daarvoor. Het beschikbaar hebben van data en informatie is ook van belang om beleid en uitvoering te kunnen (bij)sturen. Data- en informatiemanagement krijgen daarom een steeds belangrijkere plek in het functioneren van een gemeente.
Het delen van bestanden en het samenwerken behoeft meer zorg en aandacht. Daarom wordt er beleid ontwikkeld over het samenwerken in Teams en het delen van documenten.

5. Onder architectuur werken

We zetten in 2025 de eerste stappen in de ontwikkeling van Common Ground.
Common Ground is de informatiekundige visie waarmee onze gemeenten en collega-gemeenten collectief
de informatievoorziening veiliger, goedkoper, flexibeler en slimmer kunnen inrichten.
In onze relatie met leveranciers komen we meer in control – leveranciersonafhankelijk.
Met Common Ground is proactieve dienstverlening naar burgers en inwoners
op tal van maatschappelijke vraagstukken dichtbij.

De kerntaak van gemeenten is het leveren van diensten en voorzieningen aan haar inwoners om het welzijn, de veiligheid en de leefbaarheid in de gemeente te bevorderen. Het is essentieel om die dienstverlening ook in de toekomst op een uitstekende manier te blijven inzetten. Dat dit op een digitale manier gebeurt is inmiddels een vanzelfsprekendheid gezien het rappe tempo van digitalisering in de samenleving. Een aantrekkelijk perspectief zien we in Denemarken, met één digitaal portaal waar je als burger zaken doet met niet alleen alle overheden, maar ook met je verzekeringsmaatschappij, je bank en je apotheek.

Informatiebeveiliging & Privacy

De overheid werkt steeds meer digitaal, wat veel voordelen met zich meebrengt. Zo kunnen diensten grotendeels geautomatiseerd afgehandeld worden, gegevens sneller uitgewisseld worden, is de kwaliteit van gegevens sterk verbeterd en is de beschikbaarheid van informatie enorm.
Een betrouwbare overheid draagt zorg voor de veiligheid van zijn inwoners, zowel fysiek als digitaal. Daarvoor worden maatregelen genomen, wetten en regels opgesteld en wordt aandacht besteed aan bewustwordingscampagnes. In de fysieke leefomgeving zijn we daar aan gewend en bepalen de wetten en regels vaak onze norm. In de digitale omgeving is dat nog niet zo. Toch is het, vanuit het oogpunt van een betrouwbare overheid, belangrijk om ook te zorgen voor een veilige en betrouwbare digitale omgeving.
Om die reden gelden er op Europees en landelijk niveau wetten en regels waar aan voldaan moet worden uit het oogpunt van informatieveiligheid en privacy. De gemeente Wassenaar voert die wetten uit en waar nodig wordt dit vertaald in specifiek beleid.
Voor de bescherming van persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) het wettelijk geldende kader. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet erop toe dat deze wetgeving door de gemeente wordt nageleefd. Met betrekking tot informatiebeveiliging geldt het normenkader de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is vooralsnog niet een wettelijk afdwingbare norm, maar hier gaat binnenkort verandering in komen. In de eerste helft van 2025 zal naar verwachting de Cyberbeveiligingswet (NIS2-richtlijn) in werking treden, waardoor het normenkader - net als de AVG - een formele wettelijke status krijgt. Voor de Cyberbeveiligingswet zal er ook een toezichthouder worden aangewezen die controle houdt op naleving van deze wetgeving.
De belangrijkste doelstellingen die tot en met 2026 staan gepland, betreffen:

• Verder invulling geven aan het vastgestelde strategische informatieveiligheidsbeleid 2020-2024.
• Het informatiebeveiligingsbeleid voor 2024-2028 vormgeven en vast laten stellen.
• Verhogen bewustwording van (nieuwe) medewerkers zodat zij risico’s kunnen herkennen en voorkomen.
• Uitvoering geven aan de verplichte en/of relevante onderwerpen afkomstig van de Agenda Digitale Veiligheid van de VNG.
• Vereenvoudigen en jaarlijks doorlopen van het ENSIA-proces (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).
• Het inventariseren van procesautomatisering binnen de gemeente. Procesautomatisering is opgenomen in de nieuwe Cyberbeveiligingswet en toevoegen aan de PDCA-cyclus.
• Het optimaliseren van het incidentmanagement proces om aan te haken op het nog vorm te geven digitaal crisisplan. Het digitaal crisisplan wordt in lijn gebracht met het gemeentelijk crisisplan (OOV) inclusief oefenscenario's.
• Jaarlijkse toezicht en controle op naleving van de Wet politiegegevens verder vormgeven en toevoegen aan de PDCA-cyclus.
• Optimaliseren en inbedden van het Information Security Management System (ISMS) in de gehele organisatie.
• Op meerdere fronten binnen de organisatie 'privacy by design and default' en ‘security by design and default’ inregelen.
• Uitvoeren van impactanalyses op bedrijfskritische processen en de meest risicovolle data verwerkende processen of nieuwe data verwerkingen met een hoog privacy risico (m.n. bij nieuwe aanbestedingen).
• Meer grip en inzicht krijgen op het verwerkingsregister en de verwerkersovereenkomsten. Het informatiesysteem i-Navigator hiervoor gebruiken en beter integreren in de gehele organisatie.
• Structureel voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van privacy en informatiebeveiliging en normen die op dit gebied voor de organisatie gelden.

Interne beheersing en onderzoeken

1. Risicobeheersings- en controlesysteem

Afgelopen jaren heeft de gemeente het risicomanagementbeleid, het frauderisicobeleid plus het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) beleid geformuleerd, alsmede een frauderisicoanalyse opgesteld. Met het opstellen van het risicobeleid en frauderisicoanalyse geeft het college invulling aan haar verantwoordelijkheid om risico’s te beheersen en om fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik te voorkomen, op te sporen en te bestrijden. In het risicobeleid van de gemeente Wassenaar is opgenomen dat twee maal per jaar, bij het opstellen van de begroting en jaarrekening, de risico’s worden geactualiseerd. Dat wordt zichtbaar gemaakt in paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Daarnaast wordt ook de frauderisicoanalyse geactualiseerd.
Bij het opstellen van de begroting 2025 is, zoals vastgelegd in het beleid, de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing plus de frauderisicoanalyse geactualiseerd en waar nodig gepast en aangevuld. De geactualiseerde frauderisicoanalyse is in september 2024 door het college vastgesteld. Het college heeft het voornemen om de actualiseringsslag in 2025 wederom uit te voeren.
 

2. Rechtmatigheidsverantwoording college

Tot en met 2022 gaf de accountant een rechtmatigheidsoordeel af bij de jaarrekening. Door een wetswijziging stelt met ingang van verslagjaar 2023 het college de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening op. Vanaf dat jaar geeft de accountant alleen nog een controleverklaring af over de getrouwheid van de jaarrekening. In dit oordeel betrekt de accountant wel de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het jaar 2023 was het eerste jaar dat het college in plaats van de accountant de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening heeft opgesteld. In het eerste jaar was het nog lastig om te doorgronden wat de wetgever nu exact heeft beoogd met de collegeverklaring en wat nou precies van de gemeente werd verwacht. Over 2023 is gebleken dat het college ruim binnen de gestelde grenzen is gebleven. Voor 2024 zijn maatregelen genomen om te voldoen aan de in november 2023 door de Commissie BBV uitgebrachte aanscherping van de regeling. Deze verdere aanscherping houdt in dat naast de overschrijdingen ook onderschrijdingen van de begrote lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten en lagere/hogere baten dan begroot ‘tijdig’ aan de Raad moeten worden gemeld. Inmiddels is het controleprotocol aangepast en wordt bij het opstellen van de najaarsnota 2024 extra scherp gelet op begrotingsafwijkingen. Voor 2025 wordt het financiële systeem vervangen, waarmee de organisatie en het college beter in staat wordt gesteld om begrotingsafwijkingen gedurende het jaar te monitoren en indien nodig de raad te vragen om met de P&C producten bij te sturen.

3. Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur

In de nieuwe organisatie van de gemeente Wassenaar heeft het uitvoeren van onderzoeken op grond van deze verordening, die door de gemeenteraad in mei 2023 is vastgesteld, niet de hoogste prioriteit gekregen. Echter, het is noodzakelijk om te bevorderen dat gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten zo efficiënt en effectief mogelijk worden gerealiseerd. Zeker gelet op het toekomstig beeld vanaf 2026, waarin gemeenten in het algemeen met minder middelen toegerust worden. Eind 2023 (met doorloop naar 2024) is een intern onderzoek uitgevoerd naar de juridisch kwaliteitszorg. Dit onderzoek is een gevolg van de motie Vreemd aan de orde van de raad, ‘Kwaliteit, rechtmatigheid en rechtsgeldigheid van raadsvoorstellen’ uit september 2022. De motie is aangegrepen om de organisatie van de juridische functie en de staat van juridische kwaliteit door te lichten en daar waar nodig concrete aanbevelingen te doen. Op 9 juli 2024 heeft in het college besluitvorming over de stukken plaatsgevonden en is de raadsinformatiebrief als beantwoording van de motie verzonden. Uit het onderzoek zijn negen aanbevelingen voortgekomen. Ondanks dat dit onderzoek niet is gebaseerd op de verordening, voldoet het in de opzet wel aan de voorwaarden en past het in het beeld van een jaarlijks uit te voeren onderzoek. Voor 2024 wordt een onderzoek opgestart over het onderwerp Grondzaken in relatie tot wel / geen GREX. Dit mede gelet op het inbedden van de functie in de organisatie, een aantal grotere projecten die in de gemeente uitgevoerd gaan worden, de actualisering van de Paragraaf Grondbeleid in begroting en jaarrekening en de actualisering van de grondprijzenbrief. Voor het uitvoeren van dit onderzoek zal naast de inzet van eigen medewerkers ook externe expertise noodzakelijk zijn. Voor 2025 komen onder andere de volgende onderwerpen voor onderzoek in aanmerking:
- beheer gemeentelijk vastgoed;
- verdeling werkzaamheden over de drie eenheden in het fysiek domein;
- implementatietraject Omgevingswet;
- de dienstverleningsovereenkomst voor ICT met de gemeente Voorschoten;
Uit deze groslijst kan, gelet op de beperkte ambtelijke capaciteit hiervoor, één onderwerp in 2025 worden onderzocht. De rest schuift door naar latere jaren.

Daarnaast neemt de gemeente Wassenaar haar rol in de Rekenkameronderzoeken WVOLV. De onderzoeken in dit kader zijn meer gericht op het wel of niet realiseren van de effecten van het gemeentelijk beleid en de uitkomsten ervan worden naast het college ook met de raad besproken.